Procedimiento

Inicia con el análisis de la proyección de cupos del procedimiento Proyectar e identificar estrategias de ampliación de oferta y requerimientos básicos; continua con la definición y aprobación de las estrategias de acceso, llevándola a la asignación de cupos, revisando la viabilidad de generación de cupos; prosigue con el análisis de la deserción, repitencia, reprobación y permanencia en las Instituciones Educativas y el diseño, elaboración, e implementación de las estrategias de acceso y permanencia acorde al contexto institucional y por último la socialización de las estrategias a ser implementadas.

QUÉ SE HACE

QUIÉN LO HACE

REGISTRO

CÓMO LO HACE

Analizar y Evaluar la proyección de cupos en los Establecimientos Educativos recibido del procedimiento Proyectar e identificar estrategias de ampliación de oferta y requerimientos básicos.

- Profesional Universitario de Acceso
- Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia
- Profesional Universitario Permanencia
- Rectores

Proyección de cupos por IE

Analizar y evaluar conjuntamente la proyección de cupos y la información de la oferta educativa de acuerdo a la capacidad instalada. Con base en la proyección de cupos se determina la oferta para garantizar la continuidad de estudiantes antiguos y el acceso de estudiantes nuevos.

Análisis de la deserción, repitencia, reprobación y permanencia en las Instituciones Educativas.

- Profesional Universitario Permanencia
- Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia
- Profesional Universitario de Acceso

Reporte del SIMAT
Reportes Instituciones Educativas.
Matriz "Monitoreo Estrategias- Instituciones Educativas".

Se analiza la deserción, repitencia, reprobación y permanencia en las Instituciones Educativas, teniendo en cuenta los comportamientos de la matrícula por niveles, grados, edades y sexo revisando tendencias y porcentajes por Instituciones Educativas, determinando así las causas de la deserción escolar.
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos, se solicita a las Instituciones Educativas presentar el reporte de las causas en la matriz "Monitoreo Estrategias Instituciones Educativas", con el fin de ser analizados con el equipo de acceso, permanencia y seguimiento a estrategias y obtener un diagnóstico de los mismos.

Con la evaluación anterior, se busca a nivel nacional, local o regional, programas, modelos o metodologías exitosas que existen, con el fin de revisar la viabilidad de implementarlas en las Instituciones Educativas que ayuden a mejorar estos resultados en cada una de ellas.

Diseño, elaboración e implementación de las estrategias de acceso y permanencia.

- Profesional Universitario Permanencia
- Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia
- Profesional Universitario de Acceso

Listado de estudiantes desertores de la vigencia anterior y retirados durante el transcurso del año.

De acuerdo al análisis realizado y con base en el contexto y a las necesidades de cada institución educativa, se gestiona y desarrolla la implementación de programas y estrategias tales como:

-búsqueda activa con el fin de identificar, inscribir y asignar cupo a los niños, niñas, adolescentes, jóvenes y adultos desescolarizados a lo largo del año escolar; la ejecución de las estrategias de búsqueda activa podrá realizarse de forma presencial y/o virtual, en consonancia con las circunstancias del contexto, en condiciones de emergencia sanitaria y/o fuerza mayor y de acuerdo a la normatividad vigente.

-Brindar información clara y oportuna a las familias o acudientes sobre el proceso de acceso escolar y atención de los trámites de la Unidad de cobertura y Sistemas de Información, a través de los diversos canales de atención virtuales, telefónicas y presenciales como: medios de comunicación, redes sociales, puntos de atención presencial, página web, correo electrónico, chat, línea telefónica, estrategias de movilización social.

-Orientar acciones de la SEM a promover y priorizar el acceso de niñas, niños, adolescentes, y personas adultas, población con necesidades educativas especiales, con capacidades o talentos excepcionales, con trastornos específicos del aprendizaje o del comportamiento.

-Entre otras estrategias existentes, se encuentran:
Transporte escolar, Programa de alimentación escolar (PAE), paquete escolar, contratación de prestación de servicios educativos con comunidades religiosas, modelos educativos flexibles (aceleración del aprendizaje, secundaria activa, ciclos lectivos integrados especiales en la educación formal de adultos o menores en extra edad), asistencias técnicas, participación oferta educativa, mesa de acompañamiento a la vivienda gratis, atención al público, gratuidad, prestación del servicio educativo, compromiso de buen comportamiento con los estudiantes que presentan dificultades académicas y comportamentales, jornada escolar complementaria, oferta educativa para la atención de víctimas del conflicto armado, educación virtual, entre otras.

Para ejecutar los proyectos que requieren asignación de presupuesto, se realiza el procedimiento definido para tal fin; en el caso de la contratación de prestación de servicios educativos, se realiza anualmente estudio técnico de insuficiencia, el cual se elabora con base en la Guía "LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO DE INSUFICIENCIA Y LIMITACIONES" (Agosto 29 de 2022) del ministerio de Educación Nacional

Para las estrategias que no requieran presupuesto, se gestionan alianzas con entidades como: Comité de Cafeteros, Fundación Luker, SENA, Confa, entre otras, que promuevan el acceso y la permanencia de los estudiantes en el sistema educativo.

Definir Estrategias de Acceso a Estudiantes que están por Fuera del Sistema Educativo.

- Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia
- Profesional Universitario Permanencia
- Profesional Universitario de Acceso
- Rectores

Base de datos del ICBF y del SSDIPI y reporte del SIMAT de estudiantes retirados.
Solicitudes de cupos.

Con los resultados del análisis y evaluación de la proyección de cupos y la oferta educativa de acuerdo a la capacidad instalada recibida del procedimiento Proyectar e identificar estrategias de ampliación de oferta y requerimientos básicos, se proponen las estrategias de acceso para promover el ingreso de la población que esta por fuera del sistema escolar. Se verifica si el Establecimiento educativo tiene disponibilidad de cupos nuevos. En los casos en que se encuentren cupos disponibles se debe proceder con la Actividad 5 (Asignación de Cupos)

Asignación de Cupos.

- Profesional Universitario Permanencia
- Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia
- Profesional Universitario de Acceso
- Rectores

Base de datos de estudiantes que se le han asignado cupos en IE y solicitudes de cupos.

Formato único solicitud de cupo

Al recibir la solicitud de cupo se analiza la ubicación de la vivienda con respecto a la IE más cercana y se asigna el cupo a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes, teniendo en cuenta la capacidad instalada y la disponibilidad de cupo. En caso de no haber disponibilidad de cupo en la IE más cercana a la vivienda, se buscará transferencia a otros establecimientos educativos oficiales cercanos. Para el caso de la contratación de la prestación de servicios educativos se deben tener en cuenta las condiciones establecida por la Secretaría de Educación que es atender estudiantes de estratos 1 y 2 en mayor porcentaje y en la medida de lo posible estrato 3; establecer una mesa técnica de la secretaría de educación donde se verifiquen las condiciones de: planta física, capacidad instalada y recurso humano, los cuales deberán certificar como componente integral al estudio de insuficiencia, los anteriores items mencionados.

Socialización de los programas o modelos educativos que puedan ser adoptados.

- Comité Directivo Educación
- Profesional Universitario Permanencia
- Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia
- Profesional Universitario de Acceso

Actas Comité

Plan de Permanencia

Se socializa con Comité Directivo de la Secretaria de Educación y Comité de Cobertura la ejecución, desarrollo, implementación de programas o modelos educativos para su aprobación; teniendo en cuenta el contexto en el cual se van a desarrollar, que lleven a mejorar los resultados negativos de las instituciones educativas, además de presentar análisis presupuestal, necesidades de infraestructura, de planta de personal y demás variables que puedan estar involucradas en el proceso.

Los Profesionales Universitarios de Acceso, Permanencia y Seguimiento a Estrategias de Acceso y Permanencia, en trabajo con Unidad de Calidad, Área de Inspección y Vigilancia, diseñaran además el Plan de Permanencia según las directrices del Ministerio de Educación Nacional el cual se debe presentar cada año y que sirva de guía para la programación anual.